Formalities Officer

32-40 uur
's-Hertogenbosch

Solliciteer

Wij zoeken een Formalities Officer (32-40 uur)

Ben jij administratief sterk? Word je blij van een zelfstandige functie met veel verantwoordelijkheid – maar ben je ook in teamverband een gezellige toevoeging? Sta jij je mannetje of vrouwtje in stressvolle situaties? En ben je van nature zeer accuraat en leergierig? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat je jouw vrienden straks vertelt

Ik houd de volledige octrooiadministratie bij van mijn eigen portefeuille. Hierbij schakel ik zowel nationaal als internationaal met verschillende partijen en opdrachtgevers en ondersteun ik de octrooigemachtigden in iedere procedure.

Ja, een octrooi is hetzelfde als een patent.

Nee, ik speel niet gauw ideeën door zodat jij er rijk mee kunt worden. 

Wat je écht doet

  • Je zorgt voor een vlekkeloos verloop van iedere octrooiaanvrage
  • Je schakelt met gemak tussen verschillende procedures
  • En tussen verschillende (administratieve) werkzaamheden
  • Je verwerkt gegevens in onze digitale administratiesystemen en bewaakt de termijnen
  • Je communiceert gemakkelijk en duidelijk in het Nederlands en Engels
  • Want jij bent het eerste aanspreekpunt voor onze opdrachtgevers en buitenlandse agenten
  • Je ondersteunt de octrooigemachtigden en trekt waar nodig aan verschillende jasjes
  • Je bent in staat om ad hoc werkzaamheden op te pakken en uit te voeren
  • Je factureert, documenteert en archiveert nauwkeurig voor al jouw dossiers

Hoe je dat aanpakt

  • Je bent bereid om de opleiding tot Formalities Officer te volgen
  • Je vindt het leuk om veel nieuwe dingen te leren over een langere periode
  • Je bent niet bang om fouten te maken, want hier leer je van
  • Je kunt goed overweg met MS Office en CRM-systemen
  • Je raakt snel vertrouwd met nieuwe software
  • Je stelt makkelijk prioriteiten, ook op drukke momenten
  • Je denkt graag mee met collega FO’ers, octrooigemachtigden, klanten, buitenlandse agenten en leveranciers.
  • Je ziet verbetermogelijkheden in huidige procedures
  • Je bent een gezellige en prettige toevoeging aan het team

Hoe je dag eruit kan zien

Wanneer je ’s ochtends je computer aan zet, weet je wat er qua deadlines van je verwacht wordt – je hebt immers goed overzicht over jouw lopende dossiers. Eerst werk je je nieuw ontvangen e-mails bij: ontvangen instructies documenteer je en vervolgstappen zet je uit; nieuwe deadlines registreer je in het digitale administratiesysteem en overige verzoeken prioriteer je op urgentie.

Volgende week heb je een deadline voor het indienen van een Nederlands octrooi, je concludeert dat alle benodigde informatie en documentatie is ontvangen dus bereid je de volledige aanvrage voor ter goedkeuring van octrooigemachtigde Saskia. Terwijl je hier op wacht schakel je tussen verschillende openstaande reminders op je to-do lijst.

Je ontvangt akkoord van een Chinese opdrachtgever om een nieuwe stap in een procedure te zetten. Dit akkoord bevestig je en je zet de benodigde acties – zoals een vertaalopdracht – uit.

Dan staat Hein aan je bureau met het verzoek om een nieuwe klant aan te maken naar aanleiding van zijn zojuist afgesloten bespreking. Je pakt dit gauw op zodat de opdrachtbevestiging verzonden kan worden. 

Inmiddels heb je akkoord ontvangen van Saskia en ga je over tot het indienen van de Nederlandse octrooiaanvrage. Hierbij vul je de relevante informatie aan in het digitale administratiesysteem, boek je de gemaakte kosten in het boekhoudprogramma en stuur je een uitgebreide bevestiging naar de opdrachtgever.

Tijd voor pauze – gezellig met zijn allen in de kelder van het prachtige herenhuis. Je eigen lunch meenemen hoeft niet, want de tafel wordt iedere dag gedekt door Fiona of Angelique.

Na de pauze heb je een blok gepland voor facturatie. Je controleert of alle kosten correct geboekt zijn in het boekhoudprogramma en zorgt voor de juiste opmaak van de factuur, rekening houdend met eventuele wensen van de opdrachtgever. Na een laatste controle stuur je de factuur uit.

Goed nieuws! Je ontvangt bericht uit Amerika dat er een octrooi is verleend. Deze informatie documenteer je en je brengt de opdrachtgever hiervan op de hoogte. Vanuit Italië ontvang je bericht dat er nog gewacht wordt op getekende stukken. Als je het dossier controleert, zie je dat je deze nog niet ontvangen hebt van de opdrachtgever. Je stuurt meteen een herinnering. Om half vijf sluit je je computer af want het is vrijdagmiddag, dat betekent dat de wijn koud staat in de kelder voor de wekelijkse kantoorborrel. Je laat gemakkelijk de drukte van de dag van je afglijden en sluit de week gezellig af met je collega’s.

Dit zijn wij

Wij leveren diensten op het gebied van octrooien. Wij zijn een internationaal opererend Nederlands octrooibureau met zowel Nederlandse als buitenlandse opdrachtgevers. Ons team wordt gekenmerkt door een open en informele maar ook professionele werksfeer.

Dit ben jij

  • Je bent altijd accuraat
  • Je bent stressbestendig
  • Je vindt het leuk om nieuwe dingen te leren
  • Je accepteert dat de weg naar Rome ook niet in één dag is gebouwd
  • Je onderhoudt graag contacten met verschillende partijen
  • Je houdt ervan overzicht te houden en dat gaat je goed af Je werkt graag zelfstandig maar bent een aanwinst voor het team
  • Onze vrijdagmiddagborrel vind je een mooie start van het weekend

Hier gaan we voor

  • Jouw kennis te laten maken met de wondere wereld van de octrooien
  • Een uitdagende werkplek waarin je jezelf constant kunt ontwikkelen
  • Het opbouwen van jouw eigen cliëntportefeuille 
  • Mogelijkheid om door te groeien naar een senior functie
  • Arbeidsvoorwaarden waar je blij van wordt
  • Collega’s die staan te springen om jouw komst

We ontvangen je sollicitatie, voorzien van motivatie en CV, graag via mail: pz@patentwerk.nl

Solliciteer nu op deze functie

  • Toegestane bestandstypen: doc, docx, pdf.

In het kort:

Functie van
Formalities Officer
Aantal uur
32-40 uur
Locatie
's-Hertogenbosch
scroll